Feste Objekte, deutschsprachiges Team, maximale Spezialisierung gewünscht.
→ fortytoolsMehrsprachige Mitarbeiter, GPS-Nachweis, DATEV-Export oder KI-Features gewünscht.
→ HERO Software10+ Mitarbeiter, Live-Marge, OCR-Belege, vollständige Prozessautomatisierung.
→ Cleandesk365Die meisten Software-Vergleiche zeigen dir Funktionslisten. Dieser nicht. Denn die Frage ist nicht welches Tool die meisten Features hat – sondern welches Tool zur Realität deines Betriebs passt. Der Unterschied liegt nicht bei den Funktionen. Alle drei können Zeiterfassung, Einsatzplanung und Rechnungen. Viele Betriebe suchen zusätzlich gezielt nach einer Gebäudereinigung App für Mitarbeiter im Außendienst. Der Unterschied liegt darin wie die Software denkt: fortytools wurde ausschließlich für Gebäudereinigung gebaut. HERO ist die flexiblere Plattform für internationale Teams und mehrere Gewerke. Cleandesk365 ist die mächtigste Lösung für Betriebe die nicht nur digitalisieren, sondern automatisieren wollen.
Inhaltsverzeichnis
Welches Problem willst du lösen?
EntscheidungslogikDrei häufige Betriebsprobleme – und welches Tool jeweils die stärkste Antwort liefert.
Welche Arten von Gebäudereinigungssoftware gibt es?
Nicht jede Gebäudereinigungssoftware verfolgt denselben Ansatz. Manche Lösungen konzentrieren sich ausschließlich auf die Zeiterfassung, andere bilden den kompletten Betrieb von der Angebotserstellung bis zur Rechnung ab. Welche Software sinnvoll ist, hängt vor allem von der Unternehmensgröße und den täglichen Abläufen ab.
Die drei besten Gebäudereinigungs-Tools im Kurzprofil
KompaktübersichtKein vollständiger Testbericht – sondern das Wichtigste auf einen Blick. Die ausführlichen Reviews findest du verlinkt.
fortytools by zvoove
fortytools ist die einzige Software in diesem Vergleich die ausschließlich für Gebäudereiniger gebaut wurde – und das merkt man täglich. Die objektzentrierte Einsatzplanung für Gebäudereinigung, native Abschlagszahlungen und das branchenkundige Support-Team machen es zur fokussiertesten Lösung auf dem Markt. Über 1.200 Unternehmen mit 17.500+ Nutzern setzen darauf.
Stärken
- Objektzentrierte Planung – denkt wie Reinigung
- Abschlagszahlungen & Mahnwesen nativ
- QM & Ticketsystem für Objektmängel
- Minimale Einarbeitung · 30 Tage testen
Grenzen
- Keine Mehrsprachigkeit
- GPS nur eingeschränkt
- Preis auf Anfrage
HERO Software
HERO ist keine reine Reinigungssoftware – aber oft die pragmatischere Entscheidung. Besonders wenn das Team mehrsprachig ist: 17 vollständig übersetzte Sprachen bedeuten dass polnische, rumänische oder ukrainische Mitarbeiter ihre Einsätze, Arbeitsscheine und Zeiterfassung in der eigenen Sprache sehen. GPS-Zeiterfassung schützt bei Kundenreklamationen – besonders wenn du bereits eine digitale Zeiterfassung für Gebäudereinigung suchst.
Stärken
- 17 Sprachen – vollständig übersetzt
- GPS-Standortnachweis beim Einstempeln
- DATEV-Direktexport für Steuerberater
- KI-Features: Copilot & Voice
Grenzen
- Nicht objektzentriert wie fortytools
- Skaliert teuer mit Nutzern
- KI kostet extra
Cleandesk365
Cleandesk365 ist die mächtigste Plattform in diesem Vergleich – aber nicht die spezialisierte Reinigungslösung. Der Unterschied zu fortytools und HERO: Cleandesk365 automatisiert die Schnittstellen zwischen Büro, Objektleitung und Buchhaltung – besonders für Betriebe, die ihren Reinigungsbetrieb organisieren und Verwaltungsaufwand reduzieren wollen. Live-Marge pro Objekt, OCR-Belegerfassung, Asset-Tracking – dafür mit höherem Preis als HERO oder fortytools. OCR-Belegerfassung und integrierte Prozesse ersetzen oft ein separates Rechnungsprogramm für Gebäudereinigung.
Stärken
- Live-Marge pro Objekt in Echtzeit
- OCR-Belegerfassung in 3 Sekunden
- Asset-Tracking für Geräte & Fahrzeuge
- DATEV-Direktexport · 14 Tage Coaching
Grenzen
- Keine reine Reinigungssoftware
- 199 €/Monat Grundgebühr pro Firma zzgl. 39 €/Monat je aktivem Nutzer
- Mehr Einarbeitungsaufwand
Alle Features auf einen Blick
DirektvergleichDie wichtigsten Entscheidungsmerkmale – kein vollständiger Featurekatalog.
| Kriterium | 🧹 fortytools | 🦸 HERO | ⚡ Cleandesk365 |
|---|---|---|---|
| 100% Reinigungsspezialisierung | ✔ | ✗ | ✗ |
| Objektzentrierte Planung | ✔ | ~ | ~ |
| Abschlagszahlungen nativ | ✔ | ✗ | ~ |
| QM & Ticketsystem | ✔ | ✗ | ✗ |
| Mehrsprachige App | ~ | ✔ (17 Sprachen) | ✗ |
| GPS-Zeiterfassung | ~ | ✔ | ~ |
| DATEV-Direktexport | ~ | ✔ | ✔ |
| Live-Marge pro Objekt | ✗ | ✗ | ✔ |
| OCR-Belegerfassung | ✗ | ✗ | ✔ |
| Asset-Tracking | ✗ | ✗ | ✔ |
| KI-Features | ✗ | ✔ (extra) | ✔ (extra) |
| Einstiegspreis | auf Anfrage | ab 69 €/Monat | ab 199 €/Monat zzgl. 39 €/Monat je aktivem Nutzer |
| Kostenlose Testphase | 30 Tage | 14 Tage | 14 Tage (nach Gespräch) |
✔ = vorhanden ✗ = nicht vorhanden ~ = eingeschränkt · Stand: 2026
Welches Tool passt zu welcher Betriebsgröße?
BetriebssegmentierungEinfachster Einstieg, sofort einsatzbereit, keine Überdimensionierung. Für kleine deutschsprachige Betriebe die erste Wahl.
Wenn das Team wächst und mehrsprachig wird. GPS, DATEV, starke App – passt für diese Betriebsgröße oft am besten.
Deutlich mehr Automatisierungstiefe als HERO oder fortytools – Live-Marge, OCR, DATEV direkt. Das hat seinen Preis: Cleandesk365 liegt bei den meisten Teamgrößen über HERO. Gerade bei wachsenden Teams wird eine saubere Dienstplanung für Reinigungskräfte trotzdem entscheidend.
Fazit: Drei starke Tools – für komplett unterschiedliche Betriebe
🧹 fortytools
Deutschsprachiges Team, feste Objekte, sofort einsatzbereit. Die einzige Software die wirklich nur für Gebäudereinigung gebaut wurde.
🦸 HERO Software
Internationales Team, mehrere Sprachen, GPS-Nachweis, DATEV. Die pragmatischste Wahl wenn die Betriebsrealität vielfältiger ist.
⚡ Cleandesk365
Wachstum ab 10+ Mitarbeitern, Live-Marge, OCR, DATEV direkt. Wenn Digitalisierung nicht mehr reicht und echte Automatisierung gefragt ist.
Weitere Alternativen für kleinere Reinigungsbetriebe
Du brauchst keine umfassende Branchenlösung, sondern möchtest vor allem Einsätze planen, Arbeitszeiten erfassen und Abläufe dokumentieren? Dann können Crew Active und Craftboxx passende Alternativen sein – besonders, wenn du deine bestehende Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware weiter nutzen möchtest.
Crew Active
Crew Active kann eine passende Alternative sein. Die Software verbindet die Einsatzplanung nach Objekt mit mobiler Zeiterfassung. Für die Lohnabrechnung lassen sich Excel- und DATEV-Dateien exportieren. Das Angebot richtet sich insbesondere an kleinere Reinigungsfirmen, die ihre Mitarbeiter und Objekte koordinieren möchten.
Stärken
- Einsatzplanung nach Objekt
- Zeiterfassung per App
- Stundennachweise und Exporte für die Lohnabrechnung
- Ab 69 € netto pro Monat für bis zu fünf Mitarbeiter
- Ein Monat kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten
Grenzen
- Keine eigene Rechnungserstellung – dafür ist ein separates Rechnungsprogramm nötig
- Keine Einzelmodule: Auch bei reiner Zeiterfassung wird das Gesamtpaket gebucht
- Keine automatische Prüfung von Ruhezeiten und täglichen Höchstarbeitszeiten
Für Reinigungsfirmen ist der kostenlose Stundenzettel →* von Crew Active, gerade wegen der Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG in der Gebäudereinigung sehr hilfreich. Er läuft im Browser, ohne Anmeldung, mit PDF und Excel.
Craftboxx
Craftboxx verbindet eine digitale Einsatz- und Terminplanung mit mobiler Zeiterfassung, Auftragsdokumentation und Abnahmeprotokollen. Über Schnittstellen lassen sich unter anderem Lexware Office und sevdesk anbinden. Angebote und Rechnungen werden in den verknüpften Buchhaltungsprogrammen erstellt.
Stärken
- Digitale Einsatz- und Terminplanung
- Mobile Zeiterfassung und Dokumentation
- Auftrags- und Abnahmeprotokolle
- Schnittstellen zu Lexware Office und sevdesk
- 14 Tage kostenlos testen
Grenzen
- Keine eigenständige Angebots- und Rechnungssoftware
- Zusätzliche Kosten pro Nutzer: 19,99 € monatlich oder 15,99 € im Jahresabo
- Für die kaufmännische Abwicklung ist eine separate Buchhaltungslösung nötig
Häufige Fragen zur Software für Reinigungsunternehmen
Die beste Software gibt es nicht – es gibt die passende. fortytools ist die stärkste Wahl für deutschsprachige Reinigungsbetriebe mit festen Objekten. HERO Software ist die pragmatischere Lösung für internationale Teams mit Mehrsprachigkeits- und GPS-Anforderungen. Cleandesk365 ist die mächtigste Plattform für wachsende Betriebe ab 10+ Mitarbeitern die Prozesse automatisieren wollen.
HERO Software startet bei 69 €/Monat, das Paket HERO OS bei 119 €/Monat inkl. 1 Lizenz, zzgl. rund 22 €/Monat pro App-Nutzer. fortytools bietet keinen öffentlichen Preis – dieser wird individuell nach Betriebsgröße angeboten. Cleandesk365 kostet 199 €/Monat Grundgebühr pro Firma, zzgl. 39 €/Monat je aktivem Nutzer. Alle drei bieten kostenlose Testphasen: fortytools 30 Tage, HERO und Cleandesk365 je 14 Tage. Einen detaillierten Überblick findest du im Vergleich zu kostenloser Gebäudereinigungssoftware.
HERO Software ist hier die stärkste Wahl. Die App ist vollständig in 17 Sprachen verfügbar – darunter Polnisch, Rumänisch, Ukrainisch und Türkisch. Mitarbeiter sehen Einsätze, Arbeitsscheine und Zeiterfassung in ihrer Muttersprache. Das reduziert Fehler und beschleunigt das Onboarding neuer Mitarbeiter erheblich.
Nicht mehr grundsätzlich. Mit dem aktuellen Preismodell (199 €/Monat Grundgebühr pro Firma zzgl. 39 €/Monat je Nutzer) liegt Cleandesk365 bei den meisten Teamgrößen über HERO OS (119 €/Monat inkl. 1 Lizenz, zzgl. rund 22 €/Monat pro App-Nutzer). Der frühere Preisvorteil ab rund 10 Nutzern gilt mit dem neuen Modell nicht mehr. Der Unterschied liegt jetzt beim Funktionsumfang: Live-Marge pro Objekt, OCR-Belegerfassung und Asset-Tracking bietet HERO nicht – dafür zahlt man bei Cleandesk365 in der Regel mehr.
Ja – alle drei Tools bieten eine mobile App für iOS und Android. Mitarbeiter stempeln sich am Objekt ein und aus, sehen ihre Einsätze und können Arbeitsscheine digital unterzeichnen. Bei HERO erfolgt die Zeiterfassung zusätzlich mit GPS-Standortnachweis. Mehr dazu im Vergleich der besten Apps für Gebäudereinigung.
fortytools denkt objektzentriert – du planst vom Reinigungsobjekt aus, nicht vom Mitarbeiter. Das entspricht der natürlichen Denkweise eines Reinigungsbetriebs. HERO dagegen ist flexibler aufgestellt: 17 Sprachen, GPS-Zeiterfassung und DATEV-Direktexport machen es zur stärkeren Wahl für internationale Teams. Für deutschsprachige Betriebe mit festen Objekten ist fortytools direkter – für alles andere oft HERO. Die vollständigen Einzelanalysen findest du in unseren Beiträgen zu fortytools Erfahrungen und HERO Software für Gebäudereinigung.